Quy định về hóa đơn hợp lệ trong công ty cổ phần

Do ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn là vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Hóa đơn liên quan tới rất nhiều công việc và nghĩa vụ thuế từ mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho đến kê khai thuế, hạch toán chi phí. Vậy quy định về hóa đơn hợp lệ trong công ty cổ phần là như thế nào? Những lưu ý đối với hóa đơn trong công ty cổ phần là gì? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc trên.

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

1. Tính hợp pháp

Tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Cụ thể, hóa đơn có tính hợp pháp là:

– Hóa đơn do các doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định, đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng; hóa đơn do các doanh nghiệp đặt in theo quy định hoặc hóa đơn do cơ quan thuế phát hành và bán cho các doanh nghiệp hoặc các loại hóa đơn, chứng từ khác được phép sử dụng.

– Bên cạnh đó, hóa đơn đó đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành theo quy và còn giá trị sử dụng.

Theo đó, hóa đơn bất hợp pháp là hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

hóa đơn hợp lệ

2. Tính hợp lệ

Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể:

– Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn như ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn; họ tên, địa chỉ, người mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán…

– Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác, đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.

– Nếu không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền phải ký vào hóa đơn.

– Hóa đơn phải lập theo đúng các nguyên tắc được quy định.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

Tìm hiểu về chữ ký số của người mua trên hóa đơn

3. Tính hợp lý

Hóa đơn được xác định là hợp lý khi hóa đơn đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp).

Lưu ý:

– Hóa đơn có đầy đủ các tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý sẽ là căn cứ để xác định chi phí của hàng hóa, dịch vụ của hóa đơn có được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngoài việc phải đáp ứng các yếu tố trên, hóa đơn còn phải đáp ứng một số yêu cầu khác như: không vượt định mức, không vượt mức khống chế…

– Những hóa đơn có giá trị hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý quy định về hóa đơn hợp lệ trong Công ty cổ phần:

– Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.