Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

Hóa đơn giấy đang dần bị thay thế bằng hóa đơn điện tử và việc thay thế này đã mang lại nhiều thuận lợi và hiệu quả ngày càng cao cho doanh nghiệp. Để có thể áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ về hình thức hóa đơn này từ khái niệm hóa đơn điện tử, điều kiện sử dụng, cách tạo hóa đơn online,… Trong bài viết sau đây, những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được chia sẻ để gửi đến quý bạn đọc.

1. Khi nào doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử?

Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được phép sử dụng hóa đơn hóa đơn khi đảm bảo các điều kiện sau:

– Đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm, thiết bị truyền tin, mạng thông tin, các đường truyền tải thông tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Có đội ngũ nhân viên có khả năng và trình độ đạt yêu cầu để thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn theo quy định.

– Đã đăng ký và sở hữu chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Có phần mềm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được đồng bộ hóa vào cơ sở dữ liệu kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.

– DN sở hữu quy trình lưu trữ, sao lưu và khôi phục dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn công nghệ ra các vật mang tin (như USB, đĩa nhớ, ổ cứng) hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

hóa đơn điện tử

2. Một số lưu ý DN cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

a. Khi lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. 

Tìm hiểu về chữ ký số của người mua trên hóa đơn 

Khi phần mềm HTKK tự thoát ra ngoài cần phải khắc phục như thế nào?

Doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

b. Về chữ ký người mua hàng trên hóa đơn điện tử: Đối với trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa DN với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.